Kokous- tai koulutuspaikkaa varattaessa on tärkeää tietää päivän ohjelma sekä tilaisuuden luenne. Huomioonotettavia asioita ovat myös vieraiden toiveet, tilaisuuden tavoite ja asiasisältö. Olemme koonneet muistilistan, joka auttaa onnistuneen tilaisuuden järjestämisessä.
- Missä kokous halutaan pitää? Millä paikkakunnalla ja minkä tyyppisessä paikassa? Keskeinen sijainti mahdollistaa monien osallistumisen.
- Kuinka suuri tila tarvitaan? Osallistujamäärä ja tilaisuuden luonne määrittävät tilan suuruuden.
- Tarvitaanko ryhmätyötiloja? Huomio tilaa varatessasi, mitä kaikkea päivän aikana tehdään.
- Onko tarkoitus keskustella, kuunnella vai ideoida? Pöytien järjestys kannattaa suunnitella päivän ohjelman mukaan. Onko istumajärjestys luokk- vai teatterimuoto, U-mallinen pöytä, ryhmä- vai yhtenäinen pöytä?
- Tarvitaanko nimilaput rintaan tai pöydille? Nimilaput auttavat osallistujia ja kouluttajia tunnistamaan ja muistamaan toisensa.
- Mitä kokousvälineitä ja -tekniikkaa tarvitaan? Videot, datatykki, mikrofoni, piirtoheitin, tussitaulu, fläppitaulu, muistiinpanovälineet ja tietoliikenneyhteydet kannattaa huomioida jo tilaa varatessa.
- Onko tarvetta tarjota tauoilla virvokkeita ja energiaa antavaa välipalaa, esimerkiksi hedelmiä ja pähkinöitä? Tauot keventävät päivän kulkua ja virkistävät osallistujia.
- Muista ruokia tilattessasi ruoka-allergiat ja ruokavaliot, mm. maidoton, gluteeniton ja kasvisruoka sekä ruokajuomat. Mainitse vaihtoehdot jo kutsussa.
- Ruokailutauot kannattaa mitoittaa riittävän pitkiksi, jotta ihmisillä on aikaa vastata soittopyyntöihin ja tehdä pieni happihyppely.
- Mitä muita palvleuita tarvitaan kokouspaikalta? Kokouksen päätteeksi voi järjestää mukavaa ja rentouttavaa ohjelmaa. Rento illanvietto antaa tilaisuuden keskustella päivän annista ja tutustua muihin osallistujiin. Selvitä eri mahdollisuudet jo tilavarauksen yhteydessä.
- Kutsut kannattaa lähettää osallistujille hyvissä ajoin. Tarkka ohjelma aikatauluineen ja muine ohjeineen kannattaa lähettää noin viikkoa ennen kokousta. Muistuta myös muista tykötarpeista mahdollisia uima-asuja, saunatarpeita, liikunta- ja ulkoiluvarusteita myöten.
- Miten kokouspaikalle kannattaa tulla? Tarvitaanko erillistä kuljetusta? Ennakkoon lähetetyllä ohjeella helpotat osallistujien perille saapumista ajallaan. Kartta, julkiset liikennevälineet ja parkkipaikat on hyvä kirjata ylös ohjeisiin.
- Tarvitaanko majoitusta? Pitkän matkan päästä tuleville kannattaa järjestää majoitus ennakkoon.
- Kokouksen järjestämisessä voi käyttää luovuutta ja olla omaperäisen rohkea. Onnistunut tilaisuus vie viestin perille.
